FAQ: Fristen bei der Nebenkostenabrechnung

Trotz der rechtlich eindeutigen Lage sind viele Mandanten immer wieder erstaunt, wenn Sie von den strengen Fristen hinsichtlich der Frist zur Abrechnung der Nebenkosten erfahren. Daher hier nochmal die wesentlichen Informationen:

Relevante Norm ist § 556 BGB. In § 556 Absatz 2, SAtz 2 und Satz 3 der Norm sind die wesentlichen Regelungen festgehalten:

Die Abrechnung ist dem Mieter spätestens bis zum Ablauf des zwölften Monats nach Ende des Abrechnungszeitraums mitzuteilen. Nach Ablauf dieser Frist ist die Geltendmachung einer Nachforderung durch den Vermieter ausgeschlossen, es sei denn, der Vermieter hat die verspätete Geltendmachung nicht zu vertreten. Der Vermieter ist zu Teilabrechnungen nicht verpflichtet. Einwendungen gegen die Abrechnung hat der Mieter dem Vermieter spätestens bis zum Ablauf des zwölften Monats nach Zugang der Abrechnung mitzuteilen. Nach Ablauf dieser Frist kann der Mieter Einwendungen nicht mehr geltend machen, es sei denn, der Mieter hat die verspätete Geltendmachung nicht zu vertreten.

Der Vermieter muss also spätestens 12 Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums – was meist das Kalenderjahr ist – seine Abrechnung an den Mieter zu übermitteln. Kann der Vermieter diese Frist nicht einhalten, ist er nicht berechtigt Nachforderungen über die bereits gezahlteBetriebskostenpauschale hinaus geltend zu machen. Entscheidend ist dabei der Zeitpunkt des Zugangs, nicht der Zeitpunkt des Absendens. Der Vermieter der am 31.12.2009 seine Nebenkostenabrechnung zur Post gibt hat damit denkbar schlechte Karten, seine Nebenkostenabrechung wird verspätet zugehen, Nachforderungen somit ausgeschlossen sein. Auch ist der Vermieter für den Zugang beweisbelastet und muss somit gegenüber dem Gericht nachweisen, dass die Nebenkostenabrechnung bei dem Mieter auch angekommen ist.

Zwar hat der Vermieter die Möglichkeit, nachzuweisen dass die Verzögerung nicht von ihm verschuldet ist, allerdings ist eine „Exkulpation“ schwieriger als viele meinen. Der klassische Fall, dass der Verwalter einer WEG Immobilie die Abrechnung verzögert ist nämlich als verschulden des Vermieters anzusehen, da der Vermieter den Verwalter ja zur rechtzeitigen Abrechnung anhalten könnte. Nur wenn der Verwalter wegen fehlender  Abrechnungen von dritter Seite nicht abrechnen konnte, dürfte ein Verschulden abzulehnen sein.

Auch übersehen viele Mieter, dass Sie ebenfalls eine Frist zu beachten haben, die Einwendungsfrist. Zeigt der Mieter nicht an, mit welchen Punkten er nicht einverstanden ist, gilt die Nebenkostenabrechnung 1 Jahr nach Zugang als „zugestanden“, mit der Folgs, dass nachfolgende Einwendungen im Prozess auf Nachzahlung nicht mehr erhoben werden können. Die „Nichtzahlung“ als Einwendung reicht also nicht aus.